Microsoft Outlook

Apresentação

O Outlook é um programa de comunicação e organização pessoal que permite efetuar uma eficaz gestão de contactos, tarefas e mensagens através da utilização de correio eletrónico e/ou da Internet, partilhar informação e coordenar simultaneamente atividades, reuniões e compromissos de diferentes utilizadores.

Destinatários

Todos os utilizadores de computadores pessoais ligados em rede, funcionando em ambiente Windows, que desejem tirar partido do PC para organizar as tarefas pessoais, profissionais e otimizar as comunicações inter-empresa.

Objetivos

Obter competências avançadas na utilização do Outlook e a sua funcionalidade no que respeita à gestão da informação pessoal e profissional do utilizador:
  • e-mail,
  • agenda,
  • lista de tarefas,
  • contactos e organização de ficheiros;
Treinar o uso do Outlook como ferramenta de trabalho em grupo.

Pré-requesitos

Domínio do Microsoft Windows.

Programa

Conceitos Básicos
  • Ambiente de Trabalho: Painel de Navegação, Barra de Ações a Fazer, Painel Pessoas.
  • Descrição das principais ferramentas do Outlook: Caixa de Correio, Calendário, Contactos, Tarefas e Notas.
  • Funcionalidade Onde Está?
Caixa de Correio [Inbox]
  • Apresentação das capacidades mais importantes da ferramenta Caixa de Correio [Inbox] para envio de vários tipos de mensagens.
  • As operações de Responder [Reply] e Reencaminhar [Forward] mensagens.
  • Criação de pastas [folders] para arquivo de mensagens.
  • Remoção de mensagens.
  • Agrupar, ordenar e filtrar mensagens.
  • Atribuir categorias.
Configurar mensagem
  • Elaboração e envio de mensagens: destinatário, assunto, prioridade e texto.
  • Respostas Incorporadas [Inline].
  • A facilidade Anexo [Attach].
  • Campos Cc [Carbon Copy] e Bcc [Blind Carbon Copy].
  • Pré-visualização de Anexos.
  • Trabalhar com recibos de entrega e leitura de mensagens.
  • Utilizar botões de voto.
Gestão do correio
  • Modificar o formato e definições das mensagens.
  • Alterar as opções das mensagens.
  • Criar e aplicar assinaturas.
  • Vista em Conversação.
  • Guardar mensagens em formato de ficheiro alternativo.
  • Arquivar mensagens manualmente.
  • Configurar e utilizar o arquivo automático.
  • Abrir, pesquisar e fechar um ficheiro de arquivo.
  • Gerir o ficheiro de pastas pessoais (*.pst).
  • Criar regras para guardar mensagens automaticamente.
  • Passos Rápidos.
Calendário
  • Compreensão do uso do calendário.
    • Alterar datas e visualizações;
    • Marcar compromissos e eventos;
    • Alterar um registo;
    • Criar compromissos periódicos;
  • Aviso de conflitos.
  • Agendar uma reunião de grupo.
  • Convidar participantes.
  • Verificar disponibilidade dos participantes.
  • Trabalhar com calendários partilhados.
  • Trabalhar com vários calendários.
  • Enviar o calendário a um contacto.
  • Personalizar a janela do calendário.
  • Alterar e atribuir horários ao calendário.
  • Trabalhar com diferentes fusos horários.
  • Personalizar a Barra de Meteorologia.
Contactos
  • Gestão de contactos pessoais e profissionais.
  • Criação de contactos múltiplos para a mesma empresa.
  • Impressão de contactos.
  • Partilhar contactos com outros utilizadores.
  • Exportar listas de contactos.
  • Ligar itens a contactos.
  • Trabalhar com cartões de visita virtuais [vCard].
  • Compatibilidade da base de dados do Outlook com outras aplicações do Office.
Tarefas
  • Marcação de tarefas “a fazer”.
  • Utilização dos lembretes.
  • Incorporação da lista de tarefas [task list] no calendário para obter a consolidação de ocupação diária;
  • Criação de tarefas periódicas.
  • Atribuir uma tarefa.
  • Responder e atualizar pedidos de tarefas.
  • Definir a configuração de acompanhamento de realização de tarefas.
  • Partilhar informação de tarefas com outros utilizadores.
Configurar o Outlook
  • Personalizar o Outlook Hoje.
  • Criar vistas personalizadas.
  • Definir configurações gerais da aplicação.
  • Fazer pesquisas imediatas.
  • Utilizar pastas públicas.
  • Definir permissões de acesso a pastas.
  • Proteger pastas pessoais.

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